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Convocation électronique des élus

Ce module permet de dématérialiser l’envoi des convocations et rapports aux élus pour les différentes assemblées (bureaux, conseils, commissions…) sur la plateforme sécurisée STELA.

Simple, pratique, économique et légale, cette solution de dématérialisation regroupe les fonctionnalités suivantes :

  • Dépôt de la convocation et des rapports associés,
  • Alerte automatique des élus par mail les informant d’une convocation,
  • Espace personnel en ligne pour chaque élu (documents, précédentes réunions, etc.),
  • Envoi de la réponse (présence / absence) en ligne par les élus,
  • Possibilité de donner pouvoir en ligne,
  • Génération automatique de la liste d'émargement.

Exemple de calcul pour une commune moyenne :

  • 30 élus
  • 1 conseil municipal par mois
  • 10 affaires soumises à délibération environ par conseil
  • 5 pages par affaire
  • 1 page = 20g

soit 30kg de papier minimum par conseil (sans compter les brouillons, les exemplaires imprimés en plus, les erreurs, etc.)

Le coût pour un envoi en recommandé R1 de 500g à 1kg est de 8.50€ soit un total de 255€ par mois au minimum pour l'affranchissement + coûts encre et maintenance des copieurs + coûts des ressources humaines

Nous mettons à votre disposition un simulateur vous permettant de calculer votre coût actuel : simulateur coût des convocations (Format Excel .xlsx - 13ko)

 La plateforme est conforme au code générale des collectivités territoriales (article L.2121-10). Elle dispose d’un système d’horodatage des envois afin de garantir le respect des délais de convocation (exemple: 3 jours pour les communes de moins 3500 habitants).

Les avantages de recourir à la dématérialisation sont multiples : gains de temps lié à la reprographie et à la mise sous pli, traçabilité des envois et des accusés de réception, économies de papier et des frais d’affranchissement…

Dès lors qu’une convocation est déposée par le secrétariat de mairie, chaque élu reçoit une alerte sur sa messagerie lui indiquant qu’une nouvelle convocation lui a été envoyée sur STELA. Il se connecte alors à la plateforme avec un identifiant et un mot de passe personnels, prend connaissance des documents mis en ligne et donne sa réponse quant à sa participation.

Information complémentaire

La convocation électronique est également une affaire de protection de l'environnement. La loi pour la croissance verte et la transition énergétique, qui est entrée en vigueur en 2015, impose aux services de l'État et aux collectivités territoriales une diminution de 30% de leur consommation de "papier bureautique" avant 2020.